Durch die digitale Personalakte immer auf dem Stand der Dinge

Die digitale Personalakte ist im Bereich Human Resources heutzutage unverzichtbar und stellt für jeden HR Business Manager und Personalreferenten ein unverzichtbares Werkzeug seiner täglichen Arbeit dar. Bewerbungsunterlagen lassen sich jederzeit schnell und einfach einsehen und auch sonstige Informationen in Bezug auf die Mitarbeiter eines Unternehmens, stehen in Sekundenschnelle zur Verfügung.
Das Dokumentenmanagementsystem von content4work beinhaltet nicht nur die digitale Personalakte, sondern verfügt über zahlreiche weitere Anwendungsmöglichkeiten, wie die digitale Bauakte, die digitale Kundenakte oder auch die digitale Patientenakte, die in Kliniken von unschätzbarem Wert ist und sogar Leben retten kann.

MOD Archiv ist neuer Vertriebspartner von content4work

Die InterLogics content4work GmbH Darmstadt hat im Zuge der Erweiterung ihres Vertriebsnetzes das MOD Archiv als neuen Vertriebspartner gewonnen. Nach einer akribischen Entwicklungsarbeit, die mehr als sechs Jahre lang gedauert hat, kann content4work mittlerweile ein hochkarätiges Dokumentenmanagementsystem präsentieren, mit dem sich der Verwaltungsaufwand in Unternehmen, Kliniken oder sonstigen Institutionen, in denen erfahrungsgemäß eine tägliche Flut von Dokumenten aller Art anfällt, nachhaltig in erheblichem Maße reduzieren lässt. Die DMS Software von content4work ermöglicht Dokumentenmanagement auf höchstem Niveau, das ein effizientes Arbeiten ermöglicht und laufende Verwaltungskosten deutlich reduziert. Das MOD Archiv hat die Vorzüge der DMS Software von content4work erkannt und das Dokumentenmanagementsystem in seinen Vertrieb mit aufgenommen.

MOD und content4work bilden ein starkes Team

Der MOD Mikrofilmdienst mit Sitz in Alkersleben bei Arnstadt existiert bereits seit dem Jahr 1991 und ist auf vielfältige DMS Lösungen spezialisiert. Dazu gehören beispielsweise der Vertrieb von unterschiedlichen optischen Archivierungs- und Verwaltungssystemen aber auch das Einrichten von Netzwerken bei den Kunden vor Ort sowie weitere Serviceleistungen, zu denen die Mikroverfilmung und das Scannen von kaufmännischen, technischen oder sonstigen Akten zur Archivierung gehören.
Sowohl in Firmen als auch in Privathaushalten wird mit der Zeit immer mehr Platz für die Aufbewahrung verschiedenster Dokumente benötigt. Dabei entstehen Papierberge, in denen es mit zunehmender Zeit immer schwieriger wird, die Übersicht zu behalten. MOD und content4work bieten hierbei praktische Lösungen, mit denen Akten und Belege dauerhaft, platzsparend und kostengünstig archiviert werden können. So verwundert es nicht, das die gemeinsame Zielgruppe der beiden Unternehmen in Bezug auf den Kundenstamm Banken, Sparkassen, Versicherungen, Krankenkassen, Krankenhäuser, Ärzte, Bibliotheken, Architekten, Steuerberatungs- und Anwaltskanzleien, Verwaltungseinrichtungen aber auch kleinere und mittelständische Unternehmen sowie Privatpersonen umfasst.
Die DMS Software von content4work ist definitiv die ideale Ergänzung der MOD Produktpalette, um einen noch umfassenderen und besseren Kundenservice bieten zu können. Für content4work ist die Partnerschaft mit MOD ein weiterer wichtiger Vertriebskanal für die hervorragende DMS Software, die auf allen Ebenen zu überzeugen weiß.

Mit optiplan hat content4work einen neuen starken Vertriebspartner

Die optiplan GmbH für Kopie und Medientechnik mit Hauptsitz in Stuttgart und einer Filiale in Böblingen ist ein weiterer Vertriebspartner für das innovative Dokumentenmanagementsystem der Interlogics content4work GmbH, die ihren Sitz in Darmstadt hat. Die so leistungsstarke wie bedienerfreundliche content4work DMS Software hat in der jüngsten Vergangenheit zahlreiche positive Bewertungen erhalten und gilt in einschlägigen Kreisen als eines der besten Systeme für digitales Dokumentenmanagement, das derzeit auf dem Markt zu finden ist. Die Partnerschaft mit der optiplan GmbH ist ein weiterer Schritt, mit dem das Vertriebsnetz auf bundesweiter Ebene weiter ausgebaut wird.

Erfahrung trifft auf neue Innovation

optiplan ist bereits seit mehr als dreißig Jahren erfolgreich als Dienstleister in den Bereichen Plot- und Printservice tätig und bietet umfangreiche Datendienste, welche die Archivierung, Digitalisierung und Vektorisierung diverser Dokumente genauso beinhaltet, wie das Kopieren, die weitere Verarbeitung und Veredelung durch Laminierung und Kaschierung sowie die gesamte Logistik, die bei derartigen Prozessen anfällt, beinhaltet. Dabei gilt optiplan, mit seinen rund 40 Mitarbeitern, als zuverlässiger und schneller Dienstleister mit einem hervorragenden Preis- Leistungsverhältnis, wobei der Kundenstamm des Unternehmens aus Planungsbüros und ausführenden Firmen in der Bauindustrie, Fort- und Weiterbildungsinstituten sowie diversen Firmen aus der Marketing- und Agenturbranche umfasst. Darüber hinaus ist optiplan für zahlreiche private als auch öffentliche Auftraggeber aus den unterschiedlichsten Bereichen tätig und verfügt auf Bundesebene über mehr als 300 Partnerbetriebe. Darüber hinaus ist das Unternehmen optiplan durch seine Mitgliedschaft im international operierenden Verband IRGA (International Reprographic Association) in Bezug auf Know-how- und Technologietransfer mit amerikanischen und asiatischen Produzenten und Dienstleistungsbetrieben vernetzt.

Das innovative Dokumentenmanagementsystem von content4work, das bis ins kleinste Detail akribisch entwickelt und ausgefeilt wurde, ist also die ideale und auch konsequente Ergänzung der Angebotspalette von optiplan, sodass bereits jetzt abzusehen ist, dass beide Unternehmen als auch neue Kunden nachhaltig von der neu geschlossenen Vertriebspartnerschaft profitieren werden. Denn schließlich sorgen digitale Archivierungssysteme nicht nur dafür, dass sich die tägliche Arbeit in unterschiedlichsten Betrieben schneller, sicherer und einfacher bewältigen lässt, sondern auch für eine nachhaltige Reduzierung der laufenden unternehmerischen Kosten.

Weitere Informationen über die InterLogics content4work GmbH finden Sie unter www.content4work.de und Informationen über die optiplan GmbH unter www.optiplan.de.

Die Stadt Mühlheim geht mit dem DMS von content4work einen Schritt in die Zukunft

Die Stadtverwaltung von Mühlheim hat damit begonnen ihr Dokumentenmanagement digital zu verwalten und ihr System mit der Dokumenten Management Software content4work Enterprise aufgerüstet. Die IT-Abteilung hat das neue System im Zuge eines Pilotprojektes bereits integriert und das Dokumentenmanagementsystem wird nun auch zügig auf andere Abteilungen ausgeweitet und wird bereits zeitnah allen 200 Usern zur Verfügung stehen. Damit stellt die Stadt Mühlheim in ihrer Verwaltung die Weichen für die Zukunft.

Die Umstellung erfolgt schneller als geplant

Ursprünglich war für das Jahr 2014 lediglich vorgesehen, die Möglichkeiten für den Einsatz eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems in der Stadtverwaltung näher zu erörtern und zu planen. Die DMS Software content4work Enterprise präsentierte sich allerdings auf Anhieb derart überzeugend in Bezug auf die Anforderungen an ein modernes Dokumentenmanagement, dass mit der Umstellung auf digitale Akten ab sofort begonnen wird. Dies ist eine erfreulich schnelle Entwicklung, da sich durch das digitale Dokumentenmanagement zahlreiche Arbeitsprozesse beschleunigen und nachhaltig vereinfachen lassen. Davon profitieren letztendlich auch die Bürger der Stadt Mühlheim am Main.

Papierlose Verwaltung durch digitale Akten – sinnvoll und effizient

In den verschiedenen Bereichen einer Stadtverwaltung fallen Tag für Tag jede Menge Dokumente an, die bearbeitet und archiviert werden müssen. Durch das elektronische Dokumentenmanagementsystem content4work Enterprise DMS steht den Mitarbeitern zu jedem Vorgang in Zukunft auf Knopfdruck eine digitale Akte zur Verfügung – sei es in Bezug auf Baumaßnahmen, die Einwohner der Stadt Mühlheim oder auch die Angestellten der Stadtverwaltung. Die Module Workflow und Digitale Akten, die das Dokumentenmanagementsystem ergänzen, lassen sich in jeder Abteilung einsetzen und ermöglichen mittel- bis langfristig eine papierarme Verwaltung mit deutlich einfacheren Arbeitsmethoden.

„Das hervorragende Preis-Leistungs-Verhältnis und die einfache Bedienbarkeit der Software waren natürlich mitentscheidend“, äußert sich ein Sprecher der Stadtverwaltung. In der Tat werden durch die Dokumentenmanagementsoftware zahlreiche interne als auch externe Arbeitsabläufe enorm vereinfacht und beschleunigt. Die Berge aus Papier verschwinden aus den Aktenschränken und von den überfüllten Schreibtischen. Dies spart nicht nur Zeit, Steuergelder und wertvollen Lagerplatz, der für Archive mit Dokumenten aus Papier benötigt wird, sondern ist noch dazu schonend für die Umwelt.

Die kostenlose Dokumentenmanagement Software von content4work

Darmstadt – Das Unternehmen InterLogics content4work öffnet mit seiner kostenlosen Software für Dokumentenmanagement die Tür zu einem modernen Büro ohne Papier. Das lästige Suchen nach den richtigen Unterlagen in überquellenden Aktenschränken, in denen sich ein Ordner an den nächsten reiht, war gestern. Die Zukunft gehört definitiv dem elektronischen Dokumentmanagement. Hierfür bietet das Darmstädter Unternehmen InterLogics content4work GmbH verschiedene DMS Modelle, in denen sämtliche Belege und Akten übersichtlich aufbewahrt werden. Dies optimiert verschiedenste Arbeitsabläufe und vereinfacht sowohl die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern als auch den externen Kontakt zu Geschäftskunden und Partnern. content4work ist seit Jahren auf modernes Dokumentmanagement spezialisiert und bietet seine DMS Basic Fullversion nun als kostenlose Freeware auf www.content4work.de zum Download an. Hier hat man auch die Möglichkeit innerhalb von einer Minute ein Konto für die Demoversion einzurichten, mit der man die Software sofort online testen kann.

Dokumentenmanagement in Perfektion

Nach einer sorgfältigen Entwicklungsarbeit von mehr als sechs Jahren stehen nun die DMS Lösungen von content4work zur Verfügung, die einen einfachen Zugriff auf sämtliche Daten in digitaler Form ermöglichen und dadurch Arbeitsprozesse nachhaltig beschleunigen und optimieren.
Der Firmengründer und Geschäftsführer der InterLogics content4work GmbH, Herr K. Nadeem Arif, bringt es folgendermaßen auf den Punkt: „Mit dem Dokumentmanagementsystem content4work tragen wir dazu bei, dass sich die Zusammenarbeit von Kollegen, Partnern und Teams entscheidend verbessert, der gemeinsame Workflow optimiert wird und so insgesamt bessere Ergebnisse erzielt werden. Dabei steht eine einfache und benutzerfreundliche Usability der Systeme stets klar im Vordergrund.“
Der Pionier in Sachen elektronische DMS in Deutschland fügt außerdem hinzu: „Unsere Zielgruppe sind hauptsächlich kleine bis mittlere Unternehmen. Gerade hier wird häufig noch jede Menge wertvolles Potential vergeudet, da einfachste Arbeitsprozesse umständlich mit Akten aus Papier bewältigt werden müssen. Dies kostet nicht nur Zeit, sondern bringt auch einen hohen personellen Verwaltungsaufwand mit sich. Außerdem benötigen Ordner und Akten im Laufe der Jahre immer mehr Platz. Hier lässt sich mit einem geeigneten Dokumentmanagementsystem nachhaltig sehr viel Zeit und Geld sparen.“

Benutzerfreundlich und flexibel zu installieren – das DMS Tool von content4work

Schon bei der Installation der Programme bietet content4work seinen Kunden verschiedene Möglichkeiten an. So lässt sich die Basic Version sowohl auf einem lokalen Rechner oder Server als auch bei einem Hostingprovider installieren, wobei sich Letzteres vor allem dann anbietet, wenn mehrere User die Möglichkeit erhalten sollen, von verschiedenen Orten aus, auf Daten zugreifen zu können. Darüber hinaus bietet content4work Basic eine Vielzahl an nützlichen Features, wie das Einrichten einer unbegrenzten Anzahl an Benutzerkonten und das einfache Einfügen von Daten per Drag & Drop. Der integrierte Viewer ermöglicht es außerdem, verschiedene Dateien direkt zu betrachten, ohne dass dafür extra ein weiteres Programm gestartet werden müsste. Ferner können zu den einzelnen Dokumenten Metadaten hinzugefügt werden, mit welchen die gespeicherten Akten schnell und einfach durchsucht werden können.

Arbeiten mehrere User an denselben Dokumenten oder Dateien, sind die Möglichkeiten zur Versionierung und das Check-In/ Check-Out Feature hilfreich, um den gemeinsamen Workflow transparent und jederzeit nachvollziehbar zu gestalten.

Durch die Versionierung lassen sich die verschiedenen Arbeitsstände eines Dokuments speichern und es ist jederzeit möglich auf frühere Versionen zurückzugreifen. Durch das Check-In/ Check-Out Feature kann ein User ein bestimmtes Dokument für andere Benutzer vorübergehend sperren, sodass verhindert wird, dass Daten überschrieben werden, wenn mehrere Personen gleichzeitig an denselben Dokumenten arbeiten.

Mit dem funktionalen DMS Tool von content4work können verschiedene Mitarbeiter zu jeder Zeit und an jedem Ort völlig flexibel ihre Dokumente, Bilder und Daten bearbeiten.

Der kostenlose Download und die online Demoversion, die beide innerhalb kürzester Zeit nutzbar sind, stehen ab sofort auf der Homepage www.content4work.de zur Verfügung.